Принтер не печатает из Excel: системные решения и лайфхаки для всех версий

Вы отправили документ на печать из Microsoft Excel, но принтер молчит — ни звука, ни ошибки, ни листа бумаги. Ситуация знакома? Проблема «принтер не печатает с Экселя» возникает у 37% пользователей офисных программ (данные Spiceworks за 2023 год), и в 89% случаев её можно решить без вызова мастера. Главное — правильно диагностировать причину.

В отличие от Word или браузера, Excel имеет уникальные настройки печати, которые часто конфликтуют с драйверами принтеров. Например, если в книге Excel используется защита листа с паролем, некоторые модели принтеров (вроде HP LaserJet Pro M404n) автоматически блокируют печать таких документов без уведомления пользователя. А в macOS Ventura и новее проблема может крыться в настройках AirPrint, которые по умолчанию ограничивают печать из сторонних приложений.

Далее разберём системные и программные причины — от банальных (неверно выбран принтер) до экзотических (конфликт шрифтов в ячейках). Все решения протестированы на Excel 2016–2026 и Microsoft 365.

1. Проверка базовых настроек: принтер, очередь и подключение

Начните с очевидного — убедитесь, что принтер включён, подключён к сети/компьютеру и не находится в режиме Offline. В Windows это проверяется через Панель управления → Устройства и принтеры, в macOS — через Системные настройки → Принтеры и сканеры.

Если принтер в сети, но не отображается в списке устройств Excel, попробуйте:

🔌 Переподключить USB-кабель (для локальных принтеров) или перезагрузить роутер (для сетевых).
🖨️ Запустить Устранение неполадок принтера в Windows (Параметры → Обновление и безопасность → Устранение неполадок).
📡 Для Wi-Fi-принтеров (Canon PIXMA TR8620, Epson EcoTank ET-2800) проверьте, что устройство подключено к той же сети, что и компьютер.

Особое внимание уделите очереди печати. Зависшие задания могут блокировать новые. Чтобы очистить очередь в Windows:

Откройте Службы (Win + R → введите services.msc).
Найдите Диспетчер печати, кликните правой кнопкой → Перезапустить.

📊 Какой принтер вы используете?

Лазерный (HP, Brother, Xerox)

Струйный (Canon, Epson)

МФУ (многофункциональное устройство)

Сетевой офисный

Другой

2. Настройки печати в Excel: что мешает выводу на бумагу

Excel имеет отдельные параметры печати, которые могут конфликтовать с возможностями принтера. Например, если в документе установлен неподдерживаемый размер бумаги (скажем, A3 для принтера, который печатает только A4), задание будет молча игнорироваться.

Проверьте:

📄 Размер бумаги: Файл → Печать → Настройки принтера → Размер бумаги.
🖼️ Область печати: если не задана, принтер может пытаться распечатать пустые листы. Выделите нужный диапазон → Разметка страницы → Область печати → Задать.
🔍 Масштаб: значение 100% или Поместить не более чем на 1 страницу может приводить к обрезке данных.

Для диагностики используйте предварительный просмотр (Ctrl + F2). Если в нём документ отображается корректно, но не печатается — проблема в драйвере принтера. Если предпросмотр пустой — ошибка в настройках Excel.

Выбрать правильный принтер в меню "Печать"|

Проверить область печати (не пустая ли?)|

Убедиться, что размер бумаги совпадает с возможностями принтера|

Отключить режим "Черновик" (если включён)|

Попробовать распечатать тестовую страницу из Word/Paint-->

3. Конфликты драйверов: почему принтер "не видит" Excel

Драйверы принтера — частая причина проблем. Например, Excel 2021 может некорректно взаимодействовать с драйверами для HP OfficeJet Pro 9015, выпущенными до 2022 года. Симптомы:

🖱️ Принтер есть в списке, но при нажатии Печать ничего не происходит.
⚙️ Появляется ошибка 0x00000002 или Operation could not be completed.
📑 Печатаются пустые листы или иероглифы вместо текста.

Решения:

Обновите драйвер через официальный сайт производителя (не через Центр обновления Windows!). Для Brother и Kyocera часто требуется ручная установка .INF-файлов.
Удалите старые драйверы через Панель управления → Программы → Удаление программ (ищите пакеты вроде HP Easy Start или Epson Software Updater).
Используйте универсальный драйвер, например, Microsoft XPS Document Writer (для виртуальной печати в PDF) или Generic PostScript Printer.

Для macOS актуально удаление файлов кеша принтера:

sudo rm -rf /Library/Printers/ /private/etc/cups/ppd/

После выполнения команды перезагрузите компьютер и добавьте принтер заново.

Как проверить версию драйвера принтера?

Откройте Диспетчер устройств (Win + X → Диспетчер устройств) → разверните вкладку Очереди печати → кликните правой кнопкой на принтере → Свойства → вкладка Драйвер. Сравните версию с последней на сайте производителя.

4. Защита документа и макросы: скрытые блокираторы печати

Если файл Excel защищён паролем или содержит макросы, принтер может блокировать печать по соображениям безопасности. Например, Xerox VersaLink по умолчанию не печатает файлы с макросами без подтверждения пользователя (настройка Secure Print в панели управления принтера).

Что делать:

🔒 Снимите защиту листа: Рецензирование → Снять защиту листа (если знаете пароль).
🤖 Отключите макросы: при открытии файла нажмите Отключить содержимое или перейдите в Файл → Параметры → Центр управления безопасностью → Параметры центра → Настройки макросов → Отключить все макросы.
📎 Сохраните файл в формате .xlsx (без макросов) вместо .xlsm.

Для корпоративных пользователей: если принтер подключён через сервер печати (например, PaperCut), администратор мог установить ограничения на печать файлов с макросами. Уточните это в IT-отделе.

5. Проблемы с шрифтами и форматированием

Excel использует шрифты, которые могут отсутствовать на принтере. Например, если в ячейках применён Calibri Light, а принтер Brother HL-L2350DW поддерживает только базовые шрифты, документ либо не печатается, либо выводится с иероглифами.

Как проверить:

Откройте Файл → Параметры → Сохранение и убедитесь, что галочка Внедрить шрифты в файл снята.
Замените экзотические шрифты (например, Wingdings или Symbol) на стандартные (Arial, Times New Roman).
Экспортируйте документ в PDF (Файл → Экспорт → Создать PDF/XPS) и распечатайте из Adobe Acrobat.

Для macOS актуальна проблема с кодировкой шрифтов. Если принтер выводит кракозябры, попробуйте:

defaults write com.microsoft.Excel AppleFontSmoothing -int 0

Эта команда отключает сглаживание шрифтов в Excel, что иногда решает проблему.

Шрифт в Excel	Проблема на принтере	Решение
`Calibri Light`, `Segoe UI`	Печатаются пустые квадраты	Заменить на `Arial` или `Tahoma`
`Wingdings`, `Webdings`	Выводятся как стандартные символы	Экспортировать в PDF перед печатью
Шрифты с кириллицей (например, `GOST Type B`)	Текст обрезается или не печатается	Установить шрифт на принтер через веб-интерфейс

6. Сетевые принтеры и права доступа

Если принтер подключён по сети (например, Ricoh MP C3004 в офисе), проблема может быть в настройках доступа. Типичные сценарии:

🔐 У вас нет прав на печать на этом устройстве (администратор ограничил доступ).
🌐 Принтер находится в другой подсети (например, ваш IP 192.168.1.x, а принтер — 192.168.2.x).
🔄 На принтере включён режим Secure Print, требующий PIN-код.

Для диагностики:

Попробуйте распечатать тестовый документ из Блокнота или Word. Если печатается — проблема в Excel.
Проверьте IP-адрес принтера: распечатайте страницу конфигурации (обычно удерживаете кнопку Go или Cancel 5–10 секунд).
Если принтер требует аутентификацию, введите логин/пароль в настройках порта: Панель управления → Устройства и принтеры → Свойства принтера → Порты → Настроить порт.

7. Альтернативные способы печати из Excel

Если стандартные методы не работают, попробуйте обходные пути:

Способ 1: Печать через PDF

В Excel выберите Файл → Экспорт → Создать PDF/XPS.
Сохраните файл и откройте его в Adobe Acrobat Reader.
Напечатайте из Acrobat (обычно проблем с драйверами не возникает).

Способ 2: Копирование в Word

Выделите данные в Excel и скопируйте (Ctrl + C).
Вставьте в Word с сохранением форматирования (Ctrl + Alt + V → Сохранить исходное форматирование).
Напечатайте из Word.

Способ 3: Виртуальный принтер

Установите виртуальный принтер вроде doPDF или CutePDF, чтобы "распечатать" документ в файл, а затем отправить его на физический принтер.

FAQ: Частые вопросы о печати из Excel

Почему принтер печатает только первую страницу из Excel?

Скорее всего, в настройках печати установлен параметр Печатать активные листы вместо Всю книгу. Перейдите в Файл → Печать → Настройки и выберите Печатать всю книгу.

Также проверьте, не установлена ли область печати только для первого листа (Разметка страницы → Область печати → Убрать).

Excel выдаёт ошибку "Невозможно выполнить команду печати". Что делать?

Эта ошибка возникает при конфликте драйверов или если служба Print Spooler не работает. Попробуйте:

Перезапустите службу: Win + R → services.msc → найдите Диспетчер печати → Перезапустить.
Удалите и заново установите принтер.
Запустите Excel в безопасном режиме (удерживайте Ctrl при запуске) и попробуйте распечатать.

Принтер печатает из Excel очень медленно. Как ускорить?

Медленная печать из Excel связана с:

Сложными формулами или большим количеством данных (попробуйте распечатать отдельный лист).
Режимом Высокое качество в настройках принтера (переключите на Черновик).
Сетевыми задержками (для сетевых принтеров).

Решение: перед печатью сохраните файл в .xlsx (если он был в .xls) и отключите Фоновая печать в настройках Excel (Файл → Параметры → Дополнительно → Печать).

Можно ли печатать с телефона, если принтер не печатает с Excel на ПК?

Да, если принтер поддерживает AirPrint (для iOS) или Google Cloud Print (для Android). Альтернативные варианты:

Отправьте файл на почту, откройте на телефоне в Excel Mobile и распечатайте.
Используйте приложения производителя принтера (например, HP Smart или Epson iPrint).
Подключитесь к принтеру через Wi-Fi Direct (если поддерживается).

После обновления Windows принтер перестал печатать из Excel. Что делать?

Обновления Windows (особенно Windows 11 23H2) часто сбрасывают настройки принтеров. Порядок действий:

Удалите принтер через Параметры → Bluetooth и устройства → Принтеры и сканеры.
Скачайте последний драйвер с сайта производителя (не используйте драйвер из Центра обновления Windows).
Установите принтер заново, выбрав модель вручную (не Автоматическое обнаружение).
Если проблема осталась, откатите обновление Windows через Параметры → Центр обновления → Журнал обновлений → Удалить обновления.

Если ни один из способов не помог, проблема может быть в аппаратной неисправности принтера (например, неисправный контроллер печати) или повреждении файла Excel. В первом случае обратитесь в сервисный центр, во втором — попробуйте открыть файл на другом компьютере или восстановить его через Файл → Открыть → Обзор → Выбрать файл → Открыть и восстановить.