Импорт товаров в Эвотор из Excel: полное руководство с примерами файлов

Зачем нужен импорт товаров через Excel и когда он оправдан

Перенос товарной базы в Эвотор через Excel-файл экономит часы ручного ввода — особенно если у вас сотни или тысячи позиций. Этот метод актуален для магазинов, кафе, аптек и любых бизнесов, где номенклатура обновляется регулярно. Например, при сезонной смене ассортимента, массовом изменении цен или переносе данных с другой кассовой системы.

Однако не всегда Excel — оптимальное решение. Если у вас меньше 50 товаров, проще добавить их вручную через интерфейс Эвотора. А для интеграции с 1С или другими учётными системами лучше использовать специализированные модули обмена. В этой статье разберём исключительно импорт через Excel, так как он не требует покупки дополнительных программ и подходит большинству пользователей.

Важно: Эвотор поддерживает импорт только в форматах .xlsx и .csv. Файлы .xls (старый формат Excel) придётся конвертировать. Также проверьте, что в вашем файле нет объединённых ячеек — они приводят к ошибкам при загрузке.

Требования к структуре Excel-файла для Эвотора

Файл для импорта должен соответствовать строгим правилам Эвотора. Основное требование: первая строка — заголовки колонок, а каждая последующая — отдельный товар. Минимальный набор полей: Наименование, Цена и Код (артикул). Остальные колонки (например, Описание или Категория) необязательны, но упрощают дальнейшую работу.

Вот как должны выглядеть ключевые колонки:

• 📌 Наименование — полное название товара (макс. 128 символов). Пример: "Кофе Арабика, 250 г, зерно".
• 💰 Цена — стоимость в рублях, только цифры (разделитель — точка). Пример: 499.99, а не 499,99.
• 🔢 Код (артикул) — уникальный идентификатор (макс. 20 символов). Можно использовать буквы, цифры и дефисы. Пример: COF-ARA-250.
• 📦 Категория — группа товара (макс. 64 символа). Если категории нет в Эвоторе, она будет создана автоматически.
• 📝 Описание — дополнительная информация (макс. 255 символов). Отображается на чеке, если включена настройка.

⚠️ Внимание: Если в колонке Цена указаны значения с запятой (например, 499,99), Эвотор проигнорирует их или округлит до целого числа. Всегда используйте точку в качестве разделителя.

Также можно добавить:

• 📊 НДС — ставка налога (0, 10, 20 или без НДС).
• ⚖️ Единица измерения — шт., кг, л и т.д. (макс. 10 символов).
• 🔄 Склад — если ведёте учёт по нескольким складам.

Пошаговая инструкция: как загрузить Excel в Эвотор

Процесс импорта состоит из трёх этапов: подготовка файла, загрузка в личный кабинет и синхронизация с терминалом. Рассмотрим каждый шаг подробно.

1. Подготовка Excel-файла

Откройте ваш файл в Microsoft Excel или Google Таблицах и выполните проверку:

Удалите объединённые ячейки

Замените запятые на точки в колонке "Цена"

Убедитесь, что первая строка — заголовки

Проверьте уникальность артикулов

Сохраните файл в формате .xlsx-->

Если в файле есть формулы (например, для расчёта цен), замените их на значения: выделите колонку с формулами → Копировать → Специальная вставка → Значения.

2. Загрузка файла в личный кабинет Эвотора

Авторизуйтесь на сайте lk.evotor.ru и перейдите в раздел Товары → Импорт. Нажмите Выбрать файл и загрузите подготовленный документ. Система автоматически просканирует его на ошибки.

Если файлу присвоен статус "Готов к импорту", нажмите Импортировать. В противном случае исправьте отмеченные ошибки (например, дубликаты артикулов или некорректные цены).

⚠️ Внимание: При импорте существующие товары с совпадающими артикулами будут перезаписаны новыми данными. Если нужно только обновить цены, используйте функцию "Обновление цен" в личном кабинете.

3. Синхронизация с кассовым терминалом

После импорта в личном кабинете данные нужно перенести на сам Эвотор. Для этого:

1. Подключите терминал к интернету (Wi-Fi или мобильная сеть).
2. В меню терминала выберите Настройки → Синхронизация → Обновить данные.
3. Дождитесь завершения процесса (может занять до 5 минут при большом объёме данных).

Если товары не появились, проверьте:

• 🔌 Статус подключения к интернету на терминале.
• 🔄 Последнюю дату синхронизации в Настройки → О программе.
• 📱 Версию прошивки (актуальная — не ниже 4.0).

Распространённые ошибки и как их исправить

Даже при тщательной подготовке файла могут возникнуть сбои. Рассмотрим типичные проблемы и их решения.

Критическая ошибка: если при импорте файла с кириллическими названиями категорий они отображаются как "?????" — сохраните файл в кодировке UTF-8 (в Excel: Файл → Сохранить как → Инструменты → Параметры веб-страницы → Кодировка: Unicode (UTF-8)).

Если ошибка не исчезает, попробуйте:

1. Скачать шаблон файла с сайта Эвотора и заполнить его.
2. Использовать Google Таблицы для редактирования — они автоматически сохраняют в UTF-8.
3. Обратиться в поддержку Эвотора с логом ошибки (скриншот или текстовое описание).

Оптимизация Excel-файла для ускорения импорта

Большие файлы (от 1000 строк) могут обрабатываться до 10-15 минут. Чтобы ускорить процесс, следуйте этим рекомендациям:

• ⚡ Удалите ненужные колонки (например, Примечание или Поставщик, если они не используются в Эвоторе).
• 🗑️ Очистите файл от пустых строк в конце.
• 🔍 Отсортируйте товары по алфавиту — это упрощает поиск дублей.
• 📊 Используйте формулы только для проверки, а перед импортом замените их на значения.

POST https://api.evotor.ru/v1/inventories/import
Headers:
Authorization: Bearer {ваш_токен}
Content-Type: application/json

Body:
{
"products": [
{
"code": "COF-ARA-250",
"name": "Кофе Арабика, 250 г",
"price": 499.99,
"tax": "VAT_20",
"category": {
"name": "Кофе"
}
}
]
}