Выгрузка списка работников из 1С в Excel: полное руководство с примерами

Выгрузка списка сотрудников из 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:Управление Персоналом) в Excel — одна из самых востребованных операций среди кадровых специалистов и бухгалтеров. Без этого не обойтись при формировании отчётности, анализе штатного расписания или миграции данных в другие системы. Однако стандартные инструменты 1С не всегда интуитивно понятны, а ошибки при экспорте могут привести к потере критичных данных или искажению формата.

В этой статье мы разберём 5 проверенных способов выгрузки — от базовых (через универсальные отчёты) до продвинутых (с использованием запросов и внешних обработок). Особое внимание уделим нуансам работы с разными версиями 1С (8.3, 8.2) и типовыми конфигурациями, а также распространённым ошибкам, из-за которых Excel-файл может открыться с «мусором» вместо таблицы. Если вам нужно не просто скопировать данные, а сохранить структуру с фильтрами, связями между таблицами или даже автоматизировать выгрузку по расписанию — здесь вы найдёте готовые решения.

1. Подготовка к выгрузке: что нужно проверить в 1С

Перед тем как приступать к экспорту, убедитесь, что ваша база 1С готова к операции. Пренебрежение этим этапом часто приводит к тому, что в Excel попадают устаревшие данные или некорректные формулы.

  • 🔍 Актуализируйте справочник сотрудников. Проверьте, что в разделе Кадры → Сотрудники нет дублей, архивных записей (если они не нужны) или сотрудников с неполными данными (например, без табельного номера).
  • 📅 Установите правильный период. Если выгружаете данные за конкретный месяц/квартал, в отчёте или обработке должен быть указан соответствующий интервал. В противном случае в Excel попадут все записи за историю.
  • 🔒 Права доступа. У пользователя, выполняющего выгрузку, должны быть права на чтение справочника Физические лица и Сотрудники организаций. Без этого 1С может выдавать ошибку «Отказано в доступе».

Также стоит заранее определиться с структурой будущего Excel-файла. Нужны ли вам все поля из карточки сотрудника (паспортные данные, контакты, должность) или только базовая информация (ФИО, табельный номер, подразделение)? От этого зависит выбор способа выгрузки.

2. Способ 1: Выгрузка через универсальный отчёт «Список сотрудников»

Самый простой метод, который не требует знаний программирования. Подходит для разовых выгрузок небольших списков (до 1000 сотрудников).

  1. Откройте раздел Кадры → Отчёты по кадрам → Список сотрудников.
  2. В настройках отчёта укажите:
    • 📌 Организацию (если в базе несколько юрлиц).
    • 📌 Подразделение (если нужны данные только по одному отделу).
    • 📌 Дата — актуальность данных на определённую дату.
  • Нажмите Сформировать, затем — Ещё → Выгрузить в Excel.

    • Преимущества метода:

    • ✅ Не требует дополнительных настроек.
    • ✅ Сохраняет иерархию подразделений.
    • ✅ Поддерживает фильтрацию по статусу (работающие/уволенные).

    Что делать, если кнопка "Выгрузить в Excel" неактивна?

    Это означает, что в вашей конфигурации отключена возможность экспорта. Решение:

    1. Зайдите в Администрирование → Печать и отчёты → Настройки экспорта.

    2. Убедитесь, что флажок «Разрешить выгрузку в Excel» установлен.

    3. Если прав недостаточно, обратитесь к администратору 1С.

    3. Способ 2: Экспорт через обработку «Выгрузка данных в Excel»

    Если универсальный отчёт не подходит (например, нужно выгрузить дополнительные поля или данные в специфическом формате), используйте встроенную обработку ВыгрузкаДанныхВExcel.epf. Она есть в стандартных поставках 1С:ЗУП и УП.

    Пошаговая инструкция:

    1. Откройте Файл → Открыть… и выберите обработку (обычно она лежит в каталоге шаблонов 1С).
    2. В окне обработки укажите:
      • 📋 Источник данных — справочник Сотрудники.
      • 📋 Поля для выгрузки — отметьте галочками нужные (ФИО, должность, оклад и т.д.).
      • 📋 Формат файла — Excel (XLSX).
  • Нажмите Выполнить и сохраните файл.

    • Параметр обработки Рекомендуемое значение Пояснение
    Выгружать заголовки Да Добавляет шапку таблицы с названиями колонок.
    Формат даты ДД.ММ.ГГГГ Иначе Excel может некорректно распознать даты.
    Кодировка UTF-8 Избегает проблем с кириллицей в файле.
    📊 Какой формат Excel вы используете для выгрузки из 1С?
    XLSX
    XLS
    CSV
    Другой

    Важный нюанс: если в справочнике сотрудников есть пользовательские реквизиты (например, «Номер пропуска» или «Дата медицинского осмотра»), их нужно добавлять в обработку вручную через кнопку Добавить поле.

    4. Способ 3: Выгрузка через запрос (для опытных пользователей)

    Этот метод даёт максимальную гибкость, но требует знания языка запросов 1С. Подходит, если нужно выгрузить данные по сложным условиям (например, сотрудников с окладом выше среднего или уволенных за последний год).

    Пример запроса для выгрузки базовой информации о сотрудниках: 

    ВЫБРАТЬ

    Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
    

    Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,
    

    Сотрудник.Должность.Наименование КАК Должность,
    

    Сотрудник.Подразделение.Наименование КАК Подразделение,
    

    Сотрудник.ДатаПриема КАК ДатаПриема
    

    ИЗ
    

    Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
    

    ГДЕ
    

    Сотрудник.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ
    

    И Сотрудник.ДатаУволенния ЕСТЬ NULL

    Как выполнить запрос и экспортировать результат:

    1. Откройте Сервис → Консоль запросов (или Все функции → Запросы в старых версиях).
    2. Вставьте текст запроса и нажмите Выполнить.
    3. В результатах запроса нажмите Ещё → Выгрузить в Excel.

    1. Проверьте синтаксис в конструкторе запросов

    2. Ограничьте выборку по дате (WHERE ДатаПриема > '2023-01-01')

    3. Добавьте индексированные поля для ускорения (например, ТабельныйНомер)

    4. Сохраните запрос как внешний файл для повторного использования-->

    ⚠️ Внимание: Если в запросе используются виртуальные таблицы (например, РегистрСведений.ОкладыСотрудников), выгрузка может занять значительно больше времени. Для больших баз (10 000+ сотрудников) лучше разбивать запрос на части.

    5. Способ 4: Автоматическая выгрузка по расписанию

    Если список сотрудников нужно обновлять в Excel ежедневно (например, для отдела безопасности или HR-аналитики), настройте регламентное задание:

    1. Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.
    2. Создайте новое задание с типом Выгрузка данных в файл.
    3. Укажите параметры:
      • 📅 Расписание — ежедневно в 23:00.
      • 📂 Каталог выгрузки — сетевая папка или облачное хранилище.
      • 📄 Формат — Excel (XLSX).
  • В поле Обработка укажите путь к файлу ВыгрузкаДанныхВExcel.epf (см. Способ 2).

    • Преимущества автоматической выгрузки:

    • ⏰ Экономит время — не нужно запускать процесс вручную.
    • 🔄 Гарантирует актуальность данных (например, для сводных отчётов).
    • 🔒 Можно настроить доступ к файлу только для определенных пользователей.

    ⚠️ Внимание: При настройке регламентного задания проверьте, что на сервере 1С достаточно прав для записи в указанный каталог. Иначе задача будет завершаться с ошибкой «Отказано в доступе».

    6. Способ 5: Выгрузка через внешние обработки (для нестандартных задач)

    Если стандартные инструменты 1С не покрывают ваши нужды (например, требуется выгрузить данные в несколько листов Excel или с условным форматированием), используйте внешние обработки. Популярные решения:

    • 📊 ВыгрузкаВExcelСДеревом — сохраняет иерархию подразделений в виде дерева.
    • 🔄 УниверсальныйЭкспортВExcel — поддерживает формулы, диаграммы и сводные таблицы.
    • 📈 ExcelTemplate — позволяет использовать шаблоны Excel с заранее настроенным оформлением.

    Где взять обработки:

    • Официальный каталог Инфостарт (платные и бесплатные решения).
    • Форум 1С (раздел «Обработки для ЗУП»).
    • Гитхаб-репозитории (например, 1C-Excel-Tools).

    Пример настройки обработки УниверсальныйЭкспортВExcel:

    1. Скачайте и подключите обработку через Файл → Открыть.
    2. В окне обработки выберите источник данных (справочник Сотрудники).
    3. Настройте шаблон Excel:
      • Укажите листы, куда будут выгружаться данные.
      • Задайте формулы для автоматических расчётов (например, стаж работы).
      • Настройте условное форматирование (например, красный цвет для уволенных).
  • Сохраните шаблон и выполните выгрузку.

    • 7. Распространённые ошибки и их решения

    Даже при правильной настройке выгрузки могут возникать проблемы. Разберём типичные ошибки и способы их устранения:

    Ошибка Причина Решение
    Файл Excel открывается с иероглифами Неверная кодировка (например, Windows-1251 вместо UTF-8) В настройках обработки выберите кодировку UTF-8 или Unicode.
    Данные в Excel «съезжают» (столбцы не совпадают с заголовками) В запросе или отчёте не указаны все поля Проверьте порядок полей в источнике и шаблоне Excel.
    Выгружаются не все сотрудники В отчёте или запросе установлен фильтр по дате/подразделению Сбросьте фильтры или проверьте условия в запросе (например, ДатаУволенния ЕСТЬ NULL).
    Excel выдаёт ошибку «Файл повреждён» Прервана выгрузка или не хватает прав на запись Повторите выгрузку, убедившись, что файл не открыт в другом приложении.

    Если ошибка не устраняется, проверьте:

    • 🔹 Версию 1С — в старых релизах (ниже 8.3.10) могут отсутствовать некоторые функции экспорта.
    • 🔹 Версию Excel — файлы XLSX не откроются в Excel 2003.
    • 🔹 Наличие обновлений — некоторые баги исправляются в патчах 1С.

    8. Оптимизация выгруженных данных в Excel

    После выгрузки данные часто требуют доработки. Вот несколько советов, как привести их к удобному виду:

    • 📌 Удалите пустые строки. В 1С могут выгружаться архивные или неактивные записи. Используйте фильтр Excel: ДАННЫЕ → Фильтр → (Отметьте только заполненные ячейки).
    • 📌 Разделите ФИО на отдельные столбцы. В 1С ФИО хранятся в одном поле, а для анализа удобнее разделить их. Используйте функцию Excel: 
      =ЛЕВСИМВ(A2;ПОИСК(" ";A2))  // Извлекает фамилию

      =ПСТР(A2;ПОИСК(" ";A2)+1;ПОИСК(" ";A2;ПОИСК(" ";A2)+1)-ПОИСК(" ";A2))  // Извлекает имя

    • 📌 Добавьте сводную таблицу. Для анализа распределения сотрудников по подразделениям или должностям создайте сводную таблицу: ВСТАВКА → Сводная таблица.

    Если вам нужно автоматизировать обработку данных в Excel после выгрузки, используйте макросы или Power Query. Например, чтобы ежемесячно обновлять отчёт по штатному расписанию:

    1. Откройте ДАННЫЕ → Получить данные → Из файла → Из папки.
    2. Укажите папку, куда сохраняется выгрузка из 1С.
    3. Настройте преобразования (удаление столбцов, замена значений) и сохраните запрос.
    4. Теперь при обновлении файла в 1С достаточно нажать Обновить все в Excel.

    FAQ: Частые вопросы по выгрузке сотрудников из 1С в Excel

    Можно ли выгрузить фотографии сотрудников из 1С в Excel?

    Да, но стандартными средствами это невозможно. Вам понадобится внешняя обработка, которая сохраняет фотографии как вложения в ячейках (например, ВыгрузкаФотоВExcel с Инфостарта). Альтернативный вариант — выгрузить фотографии отдельно через Справочник → Физические лица → Карточка сотрудника → Фото (сохранить в папку), а затем в Excel вставить их как объекты.

    Как выгрузить историю изменений по сотрудникам (например, переводы между отделами)?

    Для этого используйте регистр сведений КадроваяИстория. Создайте запрос вида: 

    ВЫБРАТЬ

    КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
    

    КадроваяИстория.ДатаНачала КАК Дата,
    

    КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
    

    КадроваяИстория.Должность КАК Должность
    

    ИЗ
    

    РегистрСведений.КадроваяИстория КАК КадроваяИстория
    

    УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    

    Сотрудник, Дата

    Затем экспортируйте результат в Excel.

    Почему при выгрузке в Excel теряются ведущие нули в табельных номерах?

    Excel по умолчанию форматирует числовые поля, убирая ведущие нули. Решения:

    • 🔢 Перед выгрузкой в 1С измените тип поля ТабельныйНомер на строку (в обработке или запросе используйте СТРОКА(ТабельныйНомер)).
    • 🔢 После выгрузки в Excel выделите столбец с табельными номерами → Формат ячеек → Текстовый.

    Как выгрузить данные по сотрудникам с учётом графиков работы?

    Для этого свяжите справочник Сотрудники с регистром ГрафикиРаботыСотрудников. Пример запроса: 

    ВЫБРАТЬ

    Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
    

    График.Наименование КАК ГрафикРаботы,
    

    График.ВидГрафика КАК Вид
    

    ИЗ
    

    Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
    

    ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ГрафикиРаботыСотрудников КАК График
    

    ПО Сотрудник.Ссылка = График.Сотрудник
    

    И График.Период = &ТекущийМесяц

    Параметр &ТекущийМесяц укажите как НачалоМесяца(ТекущаяДата()).

    Можно ли выгрузить данные сразу в Google Таблицы?

    Прямой экспорт из 1С в Google Таблицы не поддерживается, но есть обходные пути:

    1. Выгрузите данные в CSV через стандартную обработку.
    2. Загрузите CSV в Google Таблицы: Файл → Импорт → Загрузить → Выбрать файл CSV.
    3. Для автоматической синхронизации используйте Google Apps Script или сервис Zapier.

    📖 Читайте также

    Как в Excel напечатать только четные страницы — пошаговая инструкция Узнайте, как настроить печать четных страниц в Excel: через параметры страницы, макросы и VBA. Подро Как конвертировать Word 2007 в Excel: 5 проверенных способов Пошаговая инструкция по переносу таблиц из Word 2007 в Excel без потери форматирования. Сравнение ме Как распечатать Excel на Mac: пошаговая инструкция 2026 Подробное руководство по печати таблиц Excel на MacBook и iMac: настройки страниц, предварительный п Как скопировать цифры из Excel в Word: 7 способов сохранения форматов Подробная инструкция: как вставить таблицу или числа из Excel в Word, сохранив форматирование, форму Как закрепить шапку таблицы на каждой странице при печати в Excel Подробная инструкция: как закрепить заголовок таблицы на всех листах при печати в Excel. Настройка с Как сделать скриншот Excel: все способы на ПК Подробная инструкция: как сделать скриншот экселя на компьютере. Горячие клавиши, встроенные инструм