Кнопка «Печать» в Excel: как создать за 5 минут (с примерами кода)

Зачем нужна кнопка печати в Excel и когда она упрощает работу

Распечатка таблиц в Microsoft Excel — рутинная задача, которая отнимает время, если каждый раз приходится искать команду в меню. Создание кнопки «Печать» на листе или панели быстрого доступа экономит до 30 секунд на каждом документе. Это особенно актуально для бухгалтеров, логистов и менеджеров, которые ежедневно печатают десятки отчётов.

Кнопка печати полезна в трёх сценариях: 1) Когда документ используется несколькими сотрудниками с разным уровнем владения Excel. 2) Если нужно печатать только определённый диапазон или лист из многостраничной книги. 3) Для автоматизации печати с предварительными настройками (например, в альбомной ориентации или с колонтитулами).

Без кнопки пользователи часто забывают установить параметры, из-за чего распечатки получаются некорректными.

В этой статье разберём 5 способов добавить кнопку печати — от простых (для новичков) до продвинутых (с VBA-скриптами для автоматической настройки страницы). Все методы работают в Excel 2010–2021 и Microsoft 365, если не указано иное.

Способ 1: Добавление кнопки на панель быстрого доступа (без макросов)

Самый быстрый метод — разместить команду «Печать» на панели быстрого доступа. Это не требует знаний VBA и занимает менее минуты. Кнопка будет доступна в любом файле Excel.

Инструкция: 1. Откройте Excel и перейдите в Файл → Параметры → Панель быстрого доступа. 2. В выпадающем списке «Выбрать команды из» выберите Все команды. 3. Прокрутите список до команды Печать и предварительный просмотр (или Быстрая печать в англоязычных версиях). 4. Нажмите Добавить >> и ОК.

Теперь значок принтера появится рядом с лентой. При нажатии откроется окно печати с текущими настройками. Минус метода: кнопка не настраивается под конкретный документ (например, нельзя зафиксировать диапазон печати).

Проверьте версию Excel (метод работает с 2010 года)

Закройте все ненужные книги (настройки применяются глобально)

Убедитесь, что принтер подключён и настроен по умолчанию

Сохраните файл перед изменением параметров-->

⚠️ Внимание: В Excel Online панель быстрого доступа не поддерживает добавление команд печати. Используйте десктопную версию.

Способ 2: Кнопка печати на листе с помощью вставки фигур

Если нужно, чтобы кнопка была видна прямо на листе (например, в шаблоне отчёта), используйте стандартные фигуры Excel. Этот метод не требует макросов, но кнопка будет статичной — она просто откроет окно печати.

Пошаговая инструкция: 1. Перейдите на вкладку Вставка → Фигуры и выберите прямоугольник или овальную кнопку. 2. Нарисуйте фигуру на листе и введите текст (например, «Печать»). 3. Кликните по фигуре правой кнопкой → Гиперссылка. 4. В поле «Адрес» введите print: (с двоеточием) и нажмите ОК.

Теперь при нажатии на фигуру откроется окно печати. Чтобы кнопка выглядела профессионально:

• 🎨 Используйте корпоративные цвета (вкладка Формат фигуры).
• 📏 Зафиксируйте размер (например, 100×40 пикселей) для всех кнопок в книге.
• 🔒 Заблокируйте фигуру от изменений: правый клик → Формат фигуры → Размер и свойства → Защита (отметьте «Заблокировано»).

Способ 3: Кнопка с макросом для печати выделенного диапазона

Если нужно печатать только определённые ячейки (например, таблицу без служебных данных), создайте кнопку с VBA-скриптом. Этот метод требует включения макросов в файле.

Инструкция: 1. Нажмите Alt + F11, чтобы открыть редактор Visual Basic for Applications. 2. Вставьте новый модуль: Вставка → Модуль. 3. Скопируйте код:

Sub PrintSelectedRange()
Dim PrintArea As Range
On Error Resume Next
Set PrintArea = Application.InputBox( _
"Выделите диапазон для печати:", _
"Печать выделенного", _
Selection.Address, _
Type:=8)
On Error GoTo 0
If PrintArea Is Nothing Then Exit Sub
PrintArea.PrintOut Copies:=1, Preview:=True
End Sub

Теперь при нажатии на кнопку пользователь сможет выделить диапазон для печати. Чтобы зафиксировать диапазон (например, A1:D50), замените строку Selection.Address на "A1:D50".

⚠️ Внимание: Файлы с макросами сохраняются в формате .xlsm. Если отправить такой файл коллеге, он может не открыться из-за настроек безопасности. Перед отправкой проверьте уровень доверия в Файл → Параметры → Центр управления безопасностью.

Способ 4: Кнопка с автоматическими настройками страницы

Для сложных документов (например, с колонтитулами или полями) создайте кнопку, которая автоматически настраивает параметры страницы перед печатью. Это избавит от ручной настройки каждый раз.

Пример кода для макроса (вставьте в модуль как в Способе 3):

Sub PrintWithSettings()
With ActiveSheet.PageSetup
.Orientation = xlLandscape 'Альбомная ориентация
.Zoom = 85 'Масштаб 85%
.LeftHeader = "&""Arial,Большой""&10 &BДокумент №123" 'Колонтитул
.CenterFooter = "&""Arial,Обычный""&8 &D" 'Дата внизу
.PrintArea = "A1:F100" 'Фиксированный диапазон
End With
ActiveSheet.PrintPreview 'Предпросмотр
End Sub

Свяжите этот макрос с кнопкой (см. Способ 3).

Дополнительные настройки, которые можно добавить в код:

• 🖼️ .PrintGridlines = True — печать сетки.
• 📄 .PaperSize = xlPaperA4 — формат бумаги.
• 🔢 .FirstPageNumber = 1 — начальный номер страницы.
• 🖨️ .PrintQuality = 600 — разрешение (dpi).

Способ 5: Кнопка печати с выбором принтера (продвинутый)

Если в офисе несколько принтеров (например, для черновых и цветных распечаток), настройте кнопку с выбором устройства. Это избавит от ручного переключения в окне печати.

Код для макроса:

Sub PrintToSelectedPrinter()
Dim PrinterName As String
PrinterName = Application.Dialogs(xlDialogPrinterSetup).Show
If PrinterName <> "False" Then
ActiveSheet.PrintOut ActivePrinter:=PrinterName, Copies:=1
End If
End Sub

Этот макрос сначала открывает окно выбора принтера, а затем печатает на выбранном устройстве.

Чтобы зафиксировать принтер (например, для отдела), замените строку с xlDialogPrinterSetup на:

ActivePrinter = "\\SERVER\HP_Color_LaserJet" 'Укажите имя вашего принтера
ActiveSheet.PrintOut Copies:=1

Имя принтера можно найти в Файл → Печать → Имя принтера.

Частые ошибки и как их избежать

При создании кнопок печати пользователи сталкиваются с типичными проблемами. Вот как их решить:

1. Кнопка не работает после сохранения файла.

• 🔹 Проверьте формат файла: макросы работают только в .xlsm.
• 🔹 Включите макросы в Файл → Параметры → Центр управления безопасностью → Параметры центра управления безопасностью → Настройка макросов (выберите «Включить все макросы»).

2. Печатается не тот диапазон.

• 🔹 Убедитесь, что в коде макроса указан правильный адрес: .PrintArea = "A1:D50".
• 🔹 Если диапазон динамический, используйте UsedRange или именованный диапазон.

3. Кнопка исчезает при фильтрации данных.

• 🔹 Закрепите кнопку: кликните по ней правой кнопкой → Формат фигуры → Свойства → Не перемещать и не изменять размер.
• 🔹 Разместите кнопку на отдельном листе (например, «Панель управления»).

⚠️ Внимание: В Excel для Mac некоторые параметры PageSetup (например, .CenterHeader) могут не поддерживаться. Перед использованием проверьте код на целевой платформе.

FAQ: Ответы на популярные вопросы

Sub PrintAllSheets()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
ws.PrintOut
Next ws
End Sub

ActiveSheet.PrintPreview

Application.Wait Now + TimeValue("00:00:02") 'Задержка 2 секунды
ActiveSheet.PrintOut

With ActiveSheet.PageSetup
.LeftMargin = Application.InchesToPoints(0.5)
.RightMargin = Application.InchesToPoints(0.5)
.TopMargin = Application.InchesToPoints(0.75)
.BottomMargin = Application.InchesToPoints(0.75)
End With

Sub PrintVisibleCells()
Dim PrintRange As Range
On Error Resume Next
Set PrintRange = ActiveSheet.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeVisible)
On Error GoTo 0
If Not PrintRange Is Nothing Then PrintRange.PrintOut
End Sub

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat _
Type:=xlTypePDF, _
Filename:="C:\Отчёты\документ.pdf", _
Quality:=xlQualityStandard, _
IncludeDocProperties:=True, _
IgnorePrintAreas:=False, _
OpenAfterPublish:=True