Как сохранить настройки печати в Excel: 5 проверенных способов

Почему настройки печати сбрасываются и как это исправить

Работаете с Excel и каждый раз тратите время на настройку параметров печати? Разметка страниц, поля, ориентация, масштаб — всё это приходится задавать заново при открытии нового файла или после обновления программы. Даже если вы тщательно настроили область печати, колонтитулы и разрывы страниц, Excel может «забыть» их при следующем сеансе.

Проблема не в ваших действиях, а в архитектуре программы: по умолчанию Microsoft Excel не сохраняет пользовательские параметры печати как часть шаблона документа. Но есть обходные пути! В этой статье разберём 5 способов сохранить настройки печати раз и навсегда — от стандартных функций до скрытых возможностей VBA.

Важно: методы работают в Excel 2013–2023 и Microsoft 365, но некоторые функции (например, PageLayoutView) могут отличаться в зависимости от версии. Проверьте свою перед началом:

Файл → Учётная запись → О программе Excel

Способ 1: Сохранение файла как шаблона (.xltx)

Самый простой метод — сохранить документ с настройками печати в формате шаблона Excel (.xltx). Такой файл будет открываться как новый документ, но со всеми вашими параметрами.

Как это сделать:

📁 Настройте печать: установите поля, ориентацию, колонтитулы и область печати.
💾 Сохраните файл через Файл → Сохранить как.
📋 В поле Тип файла выберите Шаблон Excel (*.xltx).
📂 Укажите папку C:\Users\ИмяПользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART — так шаблон будет доступен при каждом запуске Excel.

Теперь при создании нового файла (Файл → Создать) ваш шаблон появится в списке Личные. Все настройки печати будут применены автоматически.

Способ 2: Использование области печати и именованных диапазонов

Если вам нужно сохранить только область печати (а не все параметры), используйте именованные диапазоны. Это полезно для больших таблиц, где печать требуется только для определённых данных.

Инструкция:

Выделите ячейки, которые нужно печатать.
Перейдите на вкладку Разметка страницы → Область печати → Задать.
Нажмите Формулы → Диспетчер имён → Создать.
Введите имя (например, ПечатьОтчёт) и подтвердите.

Теперь область печати привязана к имени. Чтобы её восстановить, выделите любую ячейку и введите в строке имён (слева от строки формул) =ПечатьОтчёт, затем нажмите Enter.

Выделен правильный диапазон ячеек|Область печати задана в меню "Разметка страницы"|Имя диапазона не содержит пробелов|Сохранён файл после создания именованного диапазона

-->

Способ 3: Макросы VBA для автоматического применения настроек

Для продвинутых пользователей лучший вариант — макрос VBA, который будет применять настройки печати при открытии файла. Это сработает даже если вы откроете документ на другом компьютере.

Как создать макрос:

Нажмите Alt + F11, чтобы открыть редактор VBA.
В окне Project найдите вашу книгу и дважды кликните на ThisWorkbook.

Вставьте следующий код:

Private Sub Workbook_Open()
With ActiveSheet.PageSetup
.Orientation = xlLandscape 'Альбомная ориентация
.Zoom = 85 'Масштаб 85%
.LeftMargin = Application.InchesToPoints(0.5) 'Левое поле 0.5 дюйма
.RightMargin = Application.InchesToPoints(0.5)
.TopMargin = Application.InchesToPoints(0.75)
.BottomMargin = Application.InchesToPoints(0.75)
.HeaderMargin = Application.InchesToPoints(0.3)
.FooterMargin = Application.InchesToPoints(0.3)
.PrintArea = "$A$1:$D$50" 'Область печати
End With
End Sub

Сохраните файл как Книга Excel с поддержкой макросов (*.xlsm).

Теперь при каждом открытии файла настройки печати будут применяться автоматически. Обратите внимание: макросы работают только если включено их выполнение (Файл → Параметры → Центр управления безопасностью → Параметры центра управления безопасностью → Включить все макросы).

Никогда|Редко, для специфичных задач|Регулярно, для автоматизации|Я разработчик VBA-->

Способ 4: Экспорт настроек в XML (для опытных пользователей)

Excel хранит параметры печати в формате XML внутри файла. Их можно извлечь и перенести в другой документ, но это требует работы с кодом.

Алгоритм действий:

📄 Переименуйте файл .xlsx в .zip (например, отчёт.xlsx → отчёт.zip).
📂 Откройте архив и перейдите в папку xl\worksheets.
📝 Найдите файл листа (например, sheet1.xml) и откройте его в блокноте.
🔍 Найдите тег <pageSetup> — здесь хранятся все настройки печати.
📋 Скопируйте этот блок и вставьте в аналогичный файл другого документа.

Этот метод подходит для переноса настроек между файлами, но требует осторожности: ошибка в XML-коде может привести к повреждению документа.

Пример кода XML для альбомной ориентации

<pageSetup paperSize="9" orientation="landscape" r:id="rId1"/>

Здесь paperSize="9" соответствует формату A4, а orientation="landscape" — альбомной ориентации.

Способ 5: Использование надстройки «Kutools for Excel»

Если вам нужны расширенные возможности без программирования, рассмотрите плагин Kutools for Excel. Он позволяет сохранять и применять настройки печати в один клик.

Преимущества надстройки:

🔄 Сохранение нескольких профилей настроек печати.
📥 Импорт/экспорт профилей между компьютерами.
🛠 Автоматическое применение настроек к выбранным листам.
📊 Предпросмотр печати с учётом всех параметров.

Как пользоваться:

Установите Kutools (доступна бесплатная пробная версия на 30 дней).
Откройте вкладку Kutools Plus → Printing → Print Settings Manager.
Настройте печать и сохраните профиль под уникальным именем.
Примените сохранённый профиль к любому листу.

Стоимость лицензии — от $39, но для разовых задач хватит и пробного периода.

Таблица сравнения методов сохранения настроек печати

Метод	Сложность	Требует программирования	Сохраняет все параметры	Работает на других ПК
Шаблон (.xltx)	Низкая	Нет	Да	Да
Именованные диапазоны	Средняя	Нет	Только область печати	Да
Макросы VBA	Высокая	Да	Да	Да (если макросы разрешены)
Редактирование XML	Очень высокая	Да	Да	Да
Надстройка Kutools	Низкая	Нет	Да	Да

Частые ошибки и как их избежать

Даже при правильном сохранении настроек печати пользователи сталкиваются с проблемами. Вот самые распространённые:

⚠️ Внимание: Если вы сохраняете файл как .xlsx вместо .xlsm, макросы VBA не будут работать. Всегда проверяйте расширение при сохранении!

Проблема 1: Настройки печати сбрасываются при открытии файла на другом компьютере. Решение: Используйте шаблоны (.xltx) или макросы с относительными путями (например, ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = Range("A1").CurrentRegion.Address).

Проблема 2: Колонтитулы отображаются некорректно. Решение: Проверьте шрифты: если на другом ПК отсутствует шрифт, используемый в колонтитулах, Excel заменит его на стандартный. Укажите универсальные шрифты (например, Arial или Times New Roman).

⚠️ Внимание: При экспорте в PDF через Файл → Экспорт → PDF/XPS настройки печати (поля, ориентация) применяются, но область печати игнорируется. Для корректного экспорта используйте Файл → Печать → Печать в PDF.

Проблема 3: Макрос не применяет настройки к новым листам. Решение: Модифицируйте код, чтобы он обрабатывал все листы книги:

Private Sub Workbook_Open() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets With ws.PageSetup .Orientation = xlLandscape ' Другие настройки... End With Next ws

End Sub

FAQ: Ответы на популярные вопросы

Можно ли сохранить настройки печати для всех новых книг Excel по умолчанию?

Да, но только через редактирование шаблона Book.xltx, который находится в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Root\Document Themes 16\ (путь может отличаться в зависимости от версии Office). Измените параметры печати в этом файле, и они будут применяться ко всем новым документам.

Внимание: Редактирование системных файлов требует прав администратора и может привести к сбоям Excel. Рекомендуем сначала сделать резервную копию.

Почему при печати таблица обрезается, хотя область печати задана правильно?

Это происходит из-за конфликта между областью печати и разрывами страниц. Excel может автоматически добавлять разрывы, если данные не помещаются на одну страницу. Чтобы исправить:

Перейдите в Вид → Разметка страницы.
Удалите лишние разрывы страниц (синие пунктирные линии), перетащив их за пределы таблицы.
Проверьте масштаб: если он слишком большой (например, 100% для широкой таблицы), уменьшите его до 80–90%.

Как сохранить настройки печати для конкретного принтера?

Настройки принтера (например, дуплекс, качество печати) сохраняются в его драйвере, а не в файле Excel. Чтобы зафиксировать их:

Откройте Файл → Печать и настройте принтер.
Нажмите Свойства принтера и сохраните профиль (если эта опция поддерживается драйвером).
В Excel используйте макрос для автоматического выбора принтера:
```
ActivePrinter = "\\SERVER\PrinterName"
```

Учтите: имя принтера должно совпадать на всех ПК, где будет открываться файл.

Можно ли сохранить настройки печати для диаграмм?

Да, но отдельно от основных параметров. Для диаграмм:

Кликните по диаграмме правой кнопкой → Формат области диаграммы.
Перейдите на вкладку Свойства и настройте Печать объекта.
Чтобы сохранить эти настройки, экспортируйте диаграмму как шаблон (.crtx) через Файл → Сохранить как шаблон.

Почему в Excel Online нет некоторых параметров печати?

Excel Online (веб-версия) имеет ограниченные возможности печати. В ней недоступны:

Настройка полей с точностью до миллиметра.
Сложные колонтитулы (например, с графикой).
Предварительный просмотр разрывов страниц.

Решение: настройте печать в десктопной версии Excel, сохраните файл и откройте его в Excel Online только для просмотра.