Как поменять формат Excel с XLS на XLSX: подробное руководство с примерами

Почему стоит перейти с XLS на XLSX и когда это действительно необходимо

Формат .xls — это наследие Microsoft Excel 97-2003, которое до сих пор встречается в корпоративной среде и на старых компьютерах. Он имеет жесткие ограничения: максимально 65 536 строк и 256 столбцов, отсутствие поддержки современных функций вроде XLOOKUP или динамических массивов. Формат .xlsx, появившийся в Excel 2007, лишен этих недостатков: он поддерживает до 1 048 576 строк, 16 384 столбцов и все актуальные возможности программы.

Однако конвертация не всегда проходит гладко. Если ваш файл содержит макросы (код на VBA), они исчезнут при сохранении в .xlsx — для них существует отдельный формат .xlsm. Также проблемы могут возникнуть с условным форматированием старого образца или связанными диаграммами. Прежде чем менять формат, проверьте файл на совместимость.

В этой статье мы разберем 5 рабочих способов конвертации, включая автоматическое пакетное преобразование, онлайн-сервисы и решения для macOS. Особое внимание уделим сохранению данных и типичным ошибкам, которые возникают при переходе на новый формат.

Способ 1: Сохранение через «Файл → Сохранить как» в Excel (самый надежный метод)

Это базовый способ, который работает во всех версиях Excel начиная с 2007 года. Он гарантирует минимальные потери данных, если файл не содержит макросов. Вот пошаговая инструкция:

Откройте файл .xls в Microsoft Excel (любой версии).
Перейдите в меню Файл → Сохранить как (или нажмите F12).
В поле «Тип файла» выберите Книга Excel (*.xlsx).
Укажите папку для сохранения и нажмите Сохранить.

Если в файле есть макросы, Excel выдаст предупреждение: «Эта книга содержит макросы. Они будут удалены, если сохранить книгу в формате без макросов». В этом случае выберите Книга Excel с поддержкой макросов (*.xlsm).

Убедитесь, что в файле нет макросов (или сохраните как .xlsm)

Проверьте условное форматирование на совместимость

Закройте все связанные книги (если есть внешние ссылки)

Сделайте резервную копию оригинального файла .xls-->

⚠️ Внимание: При сохранении в .xlsx теряются не только макросы, но и некоторые устаревшие функции, например ДДАТА() (в новых версиях заменена на ДАТАМЕС()). Если файл использует такие функции, они превратятся в ошибку #ИМЯ?.

Способ 2: Пакетное преобразование нескольких файлов через Power Query

Если у вас десятки или сотни файлов .xls, сохранять каждый вручную неэффективно. В Excel 2016 и новее есть инструмент Power Query, который позволяет автоматизировать процесс. Этот метод требует базовых навыков работы с Power Query, но экономит часы времени.

Алгоритм действий:

Откройте новую книгу Excel и перейдите на вкладку Данные → Получить данные → Из файла → Из папки.
Выберите папку с файлами .xls и нажмите ОК.
В открывшемся окне нажмите Преобразовать данные.
В редакторе Power Query добавьте столбец с путем для сохранения (например, = "[Папка назначения]\" & [Name] & "x").
Используйте функцию File.Contents и Excel.Workbook для извлечения данных, затем сохраните результат в .xlsx.

Для автоматизации этого процесса можно записать макрос на VBA, но это уже требует знаний программирования. Готовые скрипты для пакетной конвертации легко найти на форумах вроде MrExcel или Stack Overflow.

Пример кода VBA для пакетной конвертации

Sub ConvertXLStoXLSX()


Dim folderPath As String, fileName As String
folderPath = "C:\Ваша_папка\" ' Укажите путь к папке
fileName = Dir(folderPath & "*.xls")
Do While fileName <> ""
Workbooks.Open folderPath & fileName
ActiveWorkbook.SaveAs Replace(fileName, ".xls", ".xlsx"), 51 ' 51 = формат xlsx
ActiveWorkbook.Close
fileName = Dir()
Loop
End Sub

Формат	Макс. строк	Макс. столбцов	Поддержка макросов	Совместимость
.xls	65 536	256 (IV)	Да	Excel 97–2003
.xlsx	1 048 576	16 384 (XFD)	Нет	Excel 2007 и новее
.xlsm	1 048 576	16 384 (XFD)	Да	Excel 2007 и новее

Способ 3: Онлайн-конвертеры — быстро, но с рисками

Если у вас нет Excel или нужно срочно конвертировать файл на чужом компьютере, можно воспользоваться онлайн-сервисами. Популярные варианты:

🌐 Zamzar — поддерживает более 100 форматов, отправляет результат на email.
📁 CloudConvert — позволяет настроить кодировку и параметры сохранения.
🔄 ConvertCSV — специализируется на табличных данных, сохраняет формулы.

Важно: онлайн-конвертеры загружают ваш файл на сторонние серверы, что небезопасно для конфиденциальных данных (финансовые отчеты, персональная информация). Перед использованием проверьте политику конфиденциальности сервиса. Например, Zamzar удаляет файлы с серверов через 24 часа, а CloudConvert — сразу после обработки.

⚠️ Внимание: Некоторые онлайн-сервисы не сохраняют примечания к ячейкам и настройки печати (поля, колонтитулы). Если эти элементы критичны, используйте офлайн-методы.

Сохранение через "Файл → Сохранить как"|Пакетная обработка (Power Query/VBA)|Онлайн-конвертеры|Другие программы (LibreOffice, Google Sheets)|Не конвертирую, работаю в .xls-->

Способ 4: Конвертация через LibreOffice Calc (бесплатная альтернатива)

LibreOffice Calc — свободный аналог Excel, который умеет открывать и сохранять файлы в обоих форматах. Этот способ подходит для пользователей Linux или тех, кто не хочет покупать Microsoft Office. Инструкция:

Установите LibreOffice с официального сайта (бесплатно).
Откройте файл .xls в Calc.
Перейдите в Файл → Сохранить как.
В поле «Тип файла» выберите Excel 2007–365 (.xlsx).
Нажмите Сохранить и подтвердите замену формата.

Calc хуже обрабатывает сложные формулы и сводные таблицы, чем Excel. Например, функции ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ()) могут работать некорректно. Перед массовой конвертацией протестируйте несколько файлов.

Способ 5: Автоматизация через Python (для продвинутых пользователей)

Если вы работаете с большими объемами данных или нуждаетесь в регулярной конвертации, можно написать скрипт на Python с использованием библиотеки pandas. Этот метод требует установки Python и базовых знаний программирования, но дает полный контроль над процессом.

Пример скрипта для конвертации всех файлов .xls в папке:


import pandas as pd
import os

folder = 'путь_к_папке'
for file in os.listdir(folder):
if file.endswith('.xls'):
df = pd.read_excel(os.path.join(folder, file), engine='xlrd')
df.to_excel(os.path.join(folder, file.replace('.xls', '.xlsx')), index=False, engine='openpyxl')

Обратите внимание на параметры:

📌 engine='xlrd' — для чтения .xls (требуется библиотека xlrd).
📌 engine='openpyxl' — для записи в .xlsx.
📌 index=False — чтобы не сохранять номера строк как отдельный столбец.

Для файлов с несколькими листами используйте pd.ExcelFile:


with pd.ExcelFile('file.xls') as xls:
with pd.ExcelWriter('file.xlsx', engine='openpyxl') as writer:
for sheet in xls.sheet_names:
xls.parse(sheet).to_excel(writer, sheet_name=sheet, index=False)

Типичные ошибки при конвертации и как их избежать

Даже при кажущейся простоте процесса пользователи часто сталкиваются с проблемами. Вот самые распространенные:

Потеря макросов — как уже упоминалось, .xlsx не поддерживает VBA. Решение: сохраняйте в .xlsm или экспортируйте макросы отдельно (в редакторе VBA нажмите Файл → Экспорт файла).
Искажение дат — в .xls даты хранятся в формате 1900-date system, а в .xlsx может использоваться 1904-date system. Это приводит к сдвигу на 4 года. Решение: проверьте настройки региональных стандартов в Файл → Параметры → Дополнительно.
Ошибки в формулах — устаревшие функции вроде ДВССЫЛ() или ЧИСТР() могут не работать. Решение: используйте Формулы → Зависимости формул → Проверка ошибок.
Сбои в условном форматировании — правила, созданные в Excel 2003, могут не отобразиться. Решение: пересоздайте правила после конвертации.

Если после конвертации файл ведет себя странно (например, медленно открывается или выдает ошибки), попробуйте:

🔍 Открыть его в Excel и выполнить Файл → Сведения → Проверить наличие проблем → Восстановить.
📥 Сохранить как .xlsb (двоичный формат), затем снова в .xlsx.
🧹 Удалить скрытые листы или объекты (перейдите в Главная → Формат → Скрыть/отобразить → Отобразить лист).

FAQ: Частые вопросы о конвертации XLS в XLSX

Можно ли конвертировать XLS в XLSX без Excel?

Да, есть несколько способов:

Использовать LibreOffice Calc (бесплатно).
Воспользоваться онлайн-конвертерами (но это небезопасно для конфиденциальных данных).
Написать скрипт на Python с библиотекой pandas.
Установить Google Sheets и загрузить файл туда, затем экспортировать как .xlsx.

Однако Excel остается самым надежным вариантом, особенно для файлов со сложными формулами или оформлением.

Почему после конвертации некоторые ячейки отображаются как ######?

Это происходит из-за двух причин:

Недостаточная ширина столбца — данные не помещаются в ячейку. Решение: дважды кликните по правой границе заголовка столбца для автоподбора ширины.
Отрицательные даты или время — в .xlsx они не поддерживаются. Решение: замените их на положительные значения или используйте текстовый формат.

Также проверьте формат ячейки: возможно, текстовые данные сохранены как дата или наоборот.

Как конвертировать XLS в XLSX на Mac?

На macOS доступны все те же способы:

Использовать Excel для Mac (аналогично Windows).
Установить LibreOffice (бесплатно через App Store или с сайта).
Воспользоваться Numbers (встроенное приложение от Apple), но оно хуже поддерживает формулы Excel.
Запустить Python-скрипт в Terminal (требуется установка pandas и openpyxl).

Для пакетной обработки на Mac удобно использовать Automator или AppleScript.

Что делать, если при открытии XLSX выдает ошибку «Файл поврежден»?

Попробуйте следующие шаги:

Откройте Excel, перейдите в Файл → Открыть, выберите поврежденный файл и в выпадающем меню «Открыть» выберите Открыть и восстановить.
Сохраните файл в формате .xlsb (двоичный), затем снова в .xlsx.
Используйте сторонние инструменты вроде Stellar Repair for Excel или Kernel for Excel Repair.
Если файл содержал макросы, попробуйте открыть его как .xlsm.

Если ничего не помогает, попробуйте открыть файл в Google Sheets — иногда он справляется с поврежденными файлами лучше, чем Excel.

Можно ли обратно конвертировать XLSX в XLS без потерь?

Технически да, но с оговорками:

📉 Данные, превышающие лимиты .xls (более 65 536 строк или 256 столбцов), будут обрезаны.
🎨 Современные стили ячеек (градиенты, тени) могут упроститься или исчезнуть.
📊 Сводные таблицы и диаграммы нового образца превратятся в статичные данные.
🔢 Формулы, добавленные в Excel 2007+ (например, ЕСЛИОШИБКА), станут неработоспособными.

Если вам нужно сохранить совместимость со старыми версиями Excel, используйте формат .xlsb — он поддерживает большие объемы данных и современные функции, но не совместим с Excel 2003.