Печать всех листов Excel за 1 клик: полное руководство с примерами

Распечатка всех листов Microsoft Excel — задача, с которой сталкивается каждый второй пользователь электронных таблиц. Чаще всего проблема возникает при работе с многолистовыми книгами: отчеты за квартал, финансовые модели или инвентаризационные ведомости. Вручную печатать каждый лист не только долго, но и чревато ошибками: можно пропустить важные данные или нарушить последовательность документов.

В этой статье мы разберем все актуальные способы печати всех листов Excel — от стандартных функций программы до автоматизации через VBA-макросы. Вы узнаете, как избежать типичных ошибок (например, печати скрытых листов или игнорирования пользовательских областей печати), как настроить параметры страницы для всей книги сразу, и какие есть альтернативы для пользователей Excel Online и MacOS. Особое внимание уделим нюансам, о которых не пишут в официальной документации — например, как сохранить настройки печати при массовом экспорте в PDF.

Почему стандартная печать "Всего документа" не работает

Многие пользователи ошибочно полагают, что выбор опции Печатать всю книгу в диалоговом окне печати автоматически распечатает все листы. На практике это работает только в 60% случаев. Вот почему:

  • 📊 Скрытые листы — по умолчанию программа их игнорирует, даже если они содержат критичные данные (например, справочники или расчетные таблицы).
  • 🖼️ Области печати — если на листе задана пользовательская область (через Разметка страницы → Область печати), Excel печатает только её, а не весь лист.
  • 🔄 Разрывы страниц — автоматические разрывы могут дробить данные на несколько физических листов, что искажает итоговый документ.
  • 📎 Защищенные листы — если лист защищен паролем, его содержимое может не экспортироваться в PDF или на печать.

Кроме того, в версиях Excel 2016–2019 и Microsoft 365 алгоритм обработки многолистовых книг изменился: теперь программа по умолчанию оптимизирует печать под "читабельный вид", а не под точную передачу данных. Это означает, что формулы могут отображаться как результаты вычислений, а диаграммы — сжатыми до минимального размера.

📊 Как часто вам нужно печатать все листы Excel сразу?
Ежедневно
Раз в неделю
Раз в месяц
Реже
Никогда

Способ 1: Печать всех листов через меню "Печать" (базовый метод)

Это самый простой способ, который подходит для книг с количеством листов до 20. Инструкция актуальна для Excel 2010–2023 и Microsoft 365:

  1. Откройте файл Excel и перейдите на любой лист книги.
  2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + P (или выберите Файл → Печать).
  3. В разделе Настройки выберите Печатать всю книгу из выпадающего списка.
  4. Убедитесь, что в поле Принтер выбран нужный устройство (или Сохранить как PDF).
  5. Нажмите кнопку Печать.

⚠️ Внимание: Если в книге есть листы с разными ориентациями страниц (книжная/альбомная), Excel автоматически применит настройки первого листа ко всем остальным. Чтобы этого избежать, предварительно унифицируйте параметры через Разметка страницы → Ориентация.

Проверьте видимость всех листов (отмените скрытие через Главная → Формат → Скрыть/Отобразить)

Удалите ненужные разрывы страниц (Вид → Разметка страницы)

Снимите защиту с листов (Рецензирование → Снять защиту листа)

Унифицируйте поля и ориентацию для всех листов-->

Способ 2: Печать с помощью VBA-макроса (для продвинутых пользователей)

Если вам регулярно нужно печатать все листы в книгах с 50+ вкладками, ручной метод станет тормозить работу. Автоматизируйте процесс с помощью VBA-скрипта:

  1. Нажмите Alt + F11, чтобы открыть редактор Visual Basic.
  2. В меню выберите Insert → Module.
  3. Вставьте следующий код: 
    Sub PrintAllSheets()

    Dim ws As Worksheet
    

    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
    

    ws.Activate
    

    ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True
    

    Next ws
    

    End Sub

  4. Закройте редактор и запустите макрос через Вид → Макросы → PrintAllSheets → Выполнить.

Этот скрипт последовательно печатает каждый лист книги с учетом индивидуальных настроек страницы. Чтобы исключить скрытые листы, модифицируйте код:

Sub PrintVisibleSheets()

Dim ws As Worksheet


For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets


If ws.Visible = xlSheetVisible Then


ws.Activate


ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True


End If


Next ws


End Sub

Способ 3: Экспорт всех листов в один PDF-файл

Если цель — не физическая печать, а создание электронного документа, оптимальный вариант — экспорт в PDF. Этот метод сохраняет все форматирование, формулы (в виде значений) и диаграммы. Инструкция для Excel 2013–2023:

  1. Перейдите в Файл → Экспорт → Создать PDF/XPS.
  2. В окне Имя файла выберите папку для сохранения.
  3. В разделе Опубликовать как убедитесь, что выбрано PDF (*.pdf).
  4. Нажмите Параметры и отметьте:
    • 📄 Весь документ (а не "Активные листы")
    • 🔍 Открыть файл после публикации (опционально)
  • Нажмите ОК, затем Опубликовать.
    • Параметр Значение по умолчанию Рекомендуемое значение
    Качество Стандартное (изображения 150 dpi) Максимальное (300 dpi) для графиков
    Сжатие изображений Включено Отключить для векторных диаграмм
    Включить свойства документа Отключено Включить для корпоративных отчетов
    Печатать скрытые листы Отключено Включить, если они содержат данные

    ⚠️ Внимание: При экспорте в PDF гиперссылки на других листах книги становятся неактивными. Если они критичны, используйте альтернативный метод — сохранение каждого листа в отдельный PDF с последующим объединением через Adobe Acrobat или онлайн-сервисы типа iLovePDF.

    Способ 4: Печать всех листов в Excel Online (ограничения и обходные пути)

    Excel Online (веб-версия) не поддерживает прямую печать всех листов книги. Однако есть два рабочих обходных решения:

    • 🌐 Экспорт в PDF:
      1. Откройте файл в Excel Online.
      2. Нажмите Файл → Печать → Печать всей книги.
      3. В открывшемся окне предварительного просмотра выберите Сохранить как PDF.
  • 💻 Использование десктопной версии:
    1. В Excel Online нажмите Открыть в настольном приложении.
    2. Дождитесь открытия файла в локальном Excel и используйте любой из методов, описанных выше.

    • Важное ограничение: Excel Online не сохраняет пользовательские области печати и параметры страницы (поля, ориентацию). Если они критичны, редактируйте файл только в десктопной версии.

    Почему в Excel Online нет полноценной печати?

    Веб-версия Excel использует облачный движок, который не имеет прямого доступа к драйверам принтеров. Функция "Печать" здесь — это фактически генерация PDF с последующей отправкой на печать через браузер. Поэтому все настройки, требующие взаимодействия с физическим устройством (например, выбор лотка для бумаги), недоступны.

    Способ 5: Печать с группировкой листов (для книг с одинаковым форматированием)

    Если все листы книги имеют одинаковую структуру (например, ежемесячные отчеты с идентичными таблицами), ускорить печать можно через группировку:

    1. Удерживая Ctrl, выделите вкладки всех листов в нижней панели (они подсветятся белым).
    2. Щелкните правой кнопкой по любой из выделенных вкладок и выберите Сгруппировать.
    3. Задайте общие параметры печати через Разметка страницы (поля, ориентация, масштаб).
    4. Нажмите Ctrl + P, выберите принтер и подтвердите печать.
    5. После печати обязательно разгруппируйте листы (правый клик → Разгруппировать), иначе все изменения будут применяться ко всей группе.

    Этот метод экономит время, но имеет риски:

    - Если листы имеют разные области печати, они будут проигнорированы.

    - Условное форматирование может отображаться некорректно при групповой печати.

    Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи сталкиваются с проблемами при печати всех листов. Вот самые распространенные ошибки и их решения:

    Проблема Причина Решение
    Печатаются только видимые листы Скрытые листы игнорируются по умолчанию Используйте VBA-макрос с проверкой ws.Visible или вручную отобразите все листы
    Данные обрезаются при печати Неправильно настроены поля или масштаб Задайте Разметка страницы → Поля → Узкие или масштаб Вместить на 1 страницу по ширине
    Пустые страницы между листами Разрывы страниц или большие нижние колонтитулы Проверьте разрывы через Вид → Разметка страницы и уменьшите колонтитулы
    Формулы печатаются как текст Включен режим отображения формул (Формулы → Показать формулы) Отключите режим или экспортируйте в PDF с галочкой Печатать значения

    ⚠️ Внимание: Если при печати всех листов завис Excel, скорее всего, проблема в драйвере принтера. Обновите его через Диспетчер устройств (для Windows) или переустановите принтер. Альтернатива — экспорт в PDF с последующей печатью через Adobe Reader, который использует универсальные драйверы.

    FAQ: Частые вопросы о печати всех листов Excel

    Можно ли печатать все листы Excel на Mac так же, как на Windows?

    Да, но есть нюансы:

    • В Excel для Mac нет опции Печатать всю книгу в диалоговом окне. Вместо этого используйте сочетание Command + P, затем в разделе Настройки выберите Все листы.
    • VBA-макросы работают только в Excel 2019/2021/365 для Mac. В более старых версиях (2016 и ранее) поддержка VBA ограничена.
    • Для экспорта в PDF используйте Файл → Печать → PDF → Сохранить как PDF, предварительно выбрав Все листы.

    Как напечатать все листы Excel, кроме одного?

    Есть два способа:

    1. Через VBA: Модифицируйте макрос, добавив исключение: 
      Sub PrintAllExceptOne()

      Dim ws As Worksheet
      

      For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
      

      If ws.Name <> "Исключаемый лист" Then ' Замените на имя вашего листа
      

      ws.Activate
      

      ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1
      

      End If
      

      Next ws
      

      End Sub

    2. Вручную: Скрыть ненужный лист (Главная → Формат → Скрыть лист), затем распечатать всю книгу стандартным способом.

    Почему при печати всех листов пропали цвета?

    Это типичная проблема при использовании драйверов принтера в режиме "Черновик" или "Экономия тонера". Решения:

    • В настройках принтера (Свойства в окне печати) выберите Цветная печать или Высокое качество.
    • Если печатаете через PDF, убедитесь, что в настройках Adobe Reader не включен режим Черно-белая печать.
    • Для диаграмм: проверьте, что в Разметка страницы → Печатать → Черно-белая не установлена галочка.

    Как напечатать все листы Excel с комментариями?

    Комментарии по умолчанию не печатаются. Чтобы их включить:

    1. Перейдите на каждый лист и выберите Рецензирование → Показать все комментарии.
    2. В настройках печати (Ctrl + P) выберите Печатать → Комментарии → Как на листе или В конце листа.
    3. Если комментариев много, экспортируйте их отдельно через Файл → Сведения → Показать все свойства → Дополнительные свойства → Комментарии (только для Excel 365).

    Можно ли автоматизировать печать всех листов по расписанию?

    Да, для этого нужно:

    1. Создать VBA-макрос с функцией печати (как в Способе 2).
    2. Добавить в код таймер или привязку к событию (например, открытию файла): 
      Private Sub Workbook_Open()

      Application.OnTime TimeValue("17:00:00"), "PrintAllSheets" ' Печать в 17:00
      

      End Sub

    3. Сохранить файл как .xlsm в доверенной папке (настройки макросов в Файл → Параметры → Центр управления безопасностью).

    Для запуска по расписанию без открытия файла используйте Планировщик задач Windows с командой: 

    Excel.exe "C:\Путь\к\файлу.xlsx" /x PrintAllSheets

    📖 Читайте также

    Как изменить тип файла в Excel на XLS: пошаговая инструкция Узнайте, как сохранить файл Excel в формате XLS. Подробный гид по конвертации XLSX в старые версии, Как в Excel разделить страницу на две части: 5 способов Узнайте, как в Excel разделить страницу на две части. Подробная инструкция по разрывам, масштабирова Как перенести таблицу из Excel в Word: 5 проверенных способов Пошаговая инструкция по конвертации Excel в Word с сохранением форматирования. Сравнение методов коп Как сохранить настройки печати в Excel: шаблоны и макросы Подробная инструкция, как сохранить параметры страницы и печати в Excel. Использование шаблонов, мак Как в Excel напечатать одну страницу: точная инструкция Узнайте, как в Эксель напечатать одну страницу из нескольких. Настройка области печати, разрывов и м Как изменить разрешение в Excel: печать и качество Узнайте, как настроить разрешение в Excel при печати и экспорте. Инструкция по изменению DPI, масшта