Экспорт списка сотрудников из 1С в Excel: 5 рабочих способов с настройками

Почему стандартный экспорт из 1С не всегда удобен

Выгрузить список сотрудников из 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:Управление Персоналом 8.3) в Excel кажется простой задачей — пока не сталкиваешься с проблемами. Стандартный отчёт "Список сотрудников" часто выдаёт лишние колонки, криво форматирует даты или вообще не экспортирует нужные поля. А если требуется выгрузить не только ФИО, но и данные о подразделениях, должностях или контактах — начинаются сложности.

Главная ошибка новичков — пытаться сделать всё через Файл → Сохранить как.... Такой подход работает только для простых таблиц, но не подходит для структурированных данных с иерархией (например, когда сотрудники привязаны к подразделениям). В результате в Excel попадает сырая информация, которую потом приходится часами обрабатывать вручную.

В этой статье разберём 5 способов экспорта — от базового (для новичков) до продвинутого (с настройкой полей и автоматизацией). А также расскажем, как избежать типичных ошибок: обрезки длинных ФИО, потери форматирования дат рождения или неправильного кодирования кириллицы в Excel.

Способ 1: Быстрый экспорт через стандартный отчёт "Список сотрудников"

Самый простой метод — использовать встроенный отчёт. Он подходит, если нужно выгрузить базовые данные (ФИО, табельный номер, должность) без дополнительных полей. Инструкция:

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
2. Выделите нужных сотрудников (или нажмите Ctrl+A, чтобы выбрать всех).
3. Кликните правой кнопкой и выберите Отчёты → Список сотрудников.
4. В открывшемся окне нажмите кнопку Ещё → Вывести в Excel.

⚠️ Внимание: Этот способ не сохраняет иерархию подразделений. Если в вашей организации сложная структура (например, филиалы с отделами), в Excel все сотрудники будут в одном списке без группировки.

Выбраны все нужные сотрудники (нет лишних строк)|

Отчёт содержит актуальные данные (нажмите "Обновить")|

В настройках отчёта включены все требуемые колонки (ФИО, должность, подразделение)|

Формат дат соответствует вашим требованиям (например, ДД.ММ.ГГГГ, а не ММ/ДД/ГГ)

-->

Если в экспортированном файле даты отображаются как числа (например, 44197 вместо 01.01.2021), значит в Excel сбились настройки формата. Исправляется это просто:

1. Выделите колонку с датами.
2. Правой кнопкой → Формат ячеек → Дата.
3. Выберите формат 14.03.2012 или аналогичный.

Способ 2: Экспорт через универсальный отчёт (для продвинутых пользователей)

Если стандартный отчёт не подходит, используйте универсальный отчёт. Он позволяет гибко настраивать поля и фильтры. Например, можно выгрузить не только ФИО, но и:

• 📞 Контактные телефоны (рабочие и личные)
• 📧 Корпоративные email
• 🏢 Полное название подразделения (включая родительские)
• 📅 Даты приёма/увольнения

Инструкция:

1. Перейдите в Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В поле "Объект отчёта" выберите Сотрудники.
3. На вкладке "Поля" добавьте нужные колонки (перетаскивайте из левого списка).
4. На вкладке "Отбор" настройте фильтры (например, только действующие сотрудники).
5. Нажмите Сформировать → Вывести в Excel.

Критическая особенность: Если в универсальном отчёте выбрать поле "Подразделение", то в Excel попадёт только его короткое название. Чтобы выгрузить полный путь (например, "Филиал Москва → Отдел продаж"), добавьте поле "Полное наименование подразделения" или используйте формулу в Excel после экспорта:

=ПОДСТАВИТЬ(B2;CHAR(10);" → ")

Где B2 — ячейка с наименованием подразделения, а CHAR(10) — символ переноса строки, который 1С использует для иерархии.

Способ 3: Выгрузка через обработку "Печать списка сотрудников"

Если вам нужна печатная форма с логотипом компании и фирменным оформлением, используйте обработку "Печать списка сотрудников". Она позволяет:

• 📄 Настроить шапку документа (название организации, дату формирования)
• 🎨 Выбрать шрифты и цвета для заголовков
• 📊 Группировать сотрудников по подразделениям
• 🖼️ Добавить логотип компании

Как найти эту обработку:

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Нажмите Ещё → Печать → Список сотрудников.
3. В открывшемся окне настройте параметры:

⚠️ Внимание: Если в обработке выбрать формат Excel (XLS) вместо XLSX, файлы больше 65 000 строк будут обрезаны. Всегда используйте XLSX для больших списков.

Способ 4: Автоматическая выгрузка через внешнюю обработку (для IT-специалистов)

Если вам нужно регулярно выгружать список сотрудников (например, еженедельно для отдела безопасности), имеет смысл автоматизировать процесс. Для этого подойдёт внешняя обработка или скрипт на языке 1С.

Пример кода для выгрузки в Excel через COM-объект:

Процедура ВыгрузитьВExcel()
Excel = Новый COMОбъект("Excel.Application");
Книга = Excel.Workbooks.Add();
Лист = Книга.Worksheets(1);

// Заголовки колонок
Лист.Cells(1, 1).Value = "ФИО";
Лист.Cells(1, 2).Value = "Табельный номер";
Лист.Cells(1, 3).Value = "Должность";

// Данные сотрудников
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
|   Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
|   Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,
|   Сотрудник.Должность.Наименование КАК Должность
|ИЗ
|   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник";
Результат = Запрос.Выполнить();
НомерСтроки = 2;

Пока Результат.Следующий() Цикл
Лист.Cells(НомерСтроки, 1).Value = Результат.ФИО;
Лист.Cells(НомерСтроки, 2).Value = Результат.ТабельныйНомер;
Лист.Cells(НомерСтроки, 3).Value = Результат.Должность;
НомерСтроки = НомерСтроки + 1;
КонецЦикла;

// Сохранение файла
ПутьКФайлу = "C:\Temp\СписокСотрудников.xlsx";
Книга.SaveAs(ПутьКФайлу);
Excel.Quit();
КонецПроцедуры

Этот код выгружает только 3 поля, но его легко модифицировать. Например, чтобы добавить email, замените запрос:

Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
|   Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
|   Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,
|   Сотрудник.Должность.Наименование КАК Должность,
|   Сотрудник.КонтактнаяИнформация.Email КАК Email
|ИЗ
|   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник";

⚠️ Внимание: При использовании COM-объекта Excel на сервере 1С убедитесь, что на сервере установлен Microsoft Excel и настроены права доступа для службы 1С:Предприятие. Иначе скрипт завершится с ошибкой.

Способ 5: Выгрузка через ODBC (для интеграции с другими системами)

Если список сотрудников нужен не только в Excel, но и в других системах (например, в HR-портале или SAP), используйте ODBC-подключение. Это позволит:

• 🔄 Автоматически обновлять данные без ручного экспорта
• 📊 Создавать сводные таблицы в Excel на основе живых данных из 1С
• 🤝 Интегрировать 1С с другими программами (например, Power BI)

Как настроить ODBC:

1. Установите драйвер 1С:Предприятие 8. ODBC (скачать можно с сайта 1С).
2. Создайте источник данных в Панель управления → Администрирование → Источники данных ODBC.
3. В Excel перейдите на вкладку Данные → Получить данные → Из других источников → Из ODBC.
4. Выберите созданный источник и введите запрос:

SELECT
Сотрудник.Наименование AS ФИО,
Сотрудник.ТабельныйНомер,
Должность.Наименование AS Должность,
Подразделение.Наименование AS Подразделение
FROM
Справочник.Сотрудники AS Сотрудник
LEFT JOIN
Справочник.Должности AS Должность ON Сотрудник.Должность = Должность.Ссылка
LEFT JOIN
Справочник.Подразделения AS Подразделение ON Сотрудник.Подразделение = Подразделение.Ссылка
WHERE
Сотрудник.ДатаУвольнения IS NULL

Этот метод требует начальных знаний SQL, но даёт максимальную гибкость. Например, можно выгружать только сотрудников определенного подразделения:

WHERE
Подразделение.Наименование LIKE '%Отдел продаж%'

Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при экспорте. Вот самые распространённые:

⚠️ Внимание: Если при экспорте через COM-объект Excel выдаёт ошибку "Не удалось получить классовый объект", значит на компьютере не установлен Microsoft Excel или заблокирован доступ к COM-объектам через групповую политику. Решение:

1. Установите Excel (даже пробную версию).
2. Запустите 1С от имени администратора.
3. Проверьте настройки антивируса (иногда он блокирует COM-объекты).

FAQ: Ответы на частые вопросы

ВЫБРАТЬ
ИсторияКадровыхДанных.Сотрудник КАК Сотрудник,
ИсторияКадровыхДанных.ДатаНачала КАК ДатаИзменения,
ИсторияКадровыхДанных.Подразделение КАК Подразделение,
ИсторияКадровыхДанных.Должность КАК Должность
ИЗ
РегистрСведений.ИсторияКадровыхДанных КАК ИсторияКадровыхДанных
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Сотрудник, ДатаНачала

ВЫБРАТЬ
Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
ГрафикРаботы.Наименование КАК ГрафикРаботы,
ГрафикРаботыСотрудников.ДатаНачала КАК ДатаНачалаДействия
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ГрафикиРаботыСотрудников КАК ГрафикРаботыСотрудников
ПО Сотрудник.Ссылка = ГрафикРаботыСотрудников.Сотрудник
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.ГрафикиРаботы КАК ГрафикРаботы
ПО ГрафикРаботыСотрудников.ГрафикРаботы = ГрафикРаботы.Ссылка

Почта = Новый Почта;
Почта.Адресат = "hr@company.ru";
Почта.Тема = "Список сотрудников на " + ТекущаяДата();
Почта.Текст = "В приложении список сотрудников.";
Почта.Вложения.Добавить("C:\Temp\СписокСотрудников.xlsx");
Почта.Отправить();